Jak stworzyć projekt, który skutecznie zabija motywację?

206
views

Wstęp

Czy spotkałeś się kiedyś z sytuacją, w której najbardziej wytrwała osoba, która do tej pory brała na siebie najgorsze zadania, w pewnym momencie zmieniła się nie do poznania? Czy widziałeś kiedyś lidera zespołu, który nie potrafił zmotywować zespołu, gdyż sam nie wierzył w powodzenie zadania? Czy pracowałeś kiedyś z liderem, który pełni tę rolę tylko na papierze i ma tylko przekazywać odgórne instrukcje zespołowi?

W dzisiejszym artykule przyjrzymy się temu, jak można zbudować środowisko, którego celem jest pozbawienie ludzi motywacji.

Bohaterzy

Małgorzata była lekko zszokowana tym, że po raz kolejny jej zespół dostaje najgorszy z dostępnych projektów. Gdy zapytała swojego przełożonego: “dlaczego znowu oni?”, usłyszała tylko: “Wy zawsze bierzecie na siebie najgorsze zadania i świetnie sobie z tym radzicie. Z tego co widzę, zdążyliście się do tego przyzwyczaić”.

Małgorzata jest liderem zespołu, który jest traktowany przez wszystkich w firmie jako zespół do zadań specjalnych – i nie bez powodu. Przez 5 lat pracy ten zespół wykazał się ponadprzeciętnymi umiejętnościami przy rozwiązywaniu nietrywialnych problemów oraz nadludzką cierpliwością. Realizowali bez najmniejszego sprzeciwu najgorsze projekty, jakie tylko wszechświat był w stanie wydalić. Dla dobra szeroko pojętego ogółu firmy.

Małgorzata nie wiedziała, jak przekazać informację zespołowi o przydzieleniu im po raz kolejny nowego projektu, który jej zdaniem był bezsensownym wyborem. Mając dość tej sytuacji, Małgorzata z zespołem zadziałali proaktywnie. Pokazali, że są inne, bardziej przyszłościowe technologie, na których firma może skorzystać i zarobić. Co ważniejsze- byli w stanie pozyskać klienta na te usługi.

Niestety, starania Małgorzaty zostały zignorowane. Góra miała wobec nich inne plany, a ona musiała zespołowi je przekazać, wiedząc, że skutki tego będą bardzo negatywne.

Efekty ostatniej zmiany spowodowały, że zespół zaczął coraz poważniej rozglądać się za nową pracą.

Analiza przypadku

Małgorzata i jej zespół są bardzo kompetentnymi osobami, które wielokrotnie wykazały swoją wartość przy realizacji beznadziejnych projektów – takich, których realizacji nikt nie chciał się podjąć. Było to związane z tym, że były to czasami nudne projekty, czasami w przestarzałych i nierozwojowych technologiach.

Jako, że sytuacja firmy była ciężka, uważali, że podejmują się tego zadania mając na uwadze dobro firmy.

Wytworzyła się między nimi bardzo silna więź. Można by powiedzieć, że ta więź została między nimi wykuta w ogniu.

Przez innych współpracowników zespół Małgorzaty był uważany za zespół składający się z bardzo zmotywowanych do pracy specjalistów. Ktoś nawet powiedział, że brodząc po pas w błocie, ten zespół nie zawaha się zanurkować.

Małgosia była odpowiedzialnym liderem, który dbał o dobro zespołu, jego motywację oraz chronienie od rzeczy, które zakłócały ich pracę.

Ich postawa praktycznie spowodowała taki schemat działania, że gdy pojawiał się dochodowy i zarazem trudny projekt, to przełożeni bez wahania zlecali go im, nie zważając na to, jak zespół to odbierze. Przełożeni robili to bez większego zastanowienia.

Małgorzata wielokrotnie próbowała rozmawiać z bezpośrednimi przełożonymi, by dowiedzieć się, czemu podejmowane są takie – jej zdaniem niesprawiedliwe – decyzje. Lecz bezskutecznie.

Zespół potrzebował tych odpowiedzi. Małgorzata nie mogła im tego zapewnić.

Przy poprzedniej zmianie projektu widać było już oznaki zdemotywowania i niechęci do pracy. Gdy Małgorzata mówiła im o kolejnej zmianie, zespół wyczuł, że Małgorzata sama nie wierzy w sens tego projektu. A ona nie mogła im tego zapewnić – brakowało iskry.

Budowanie środowisk, których celem jest demotywacja

Firmy często deklarują, że szukają młodych, zdolnych oraz ambitnych pracowników, z którymi zwiążą się na lata. Gdy taka osoba przychodzi do firmy, to musi przeżyć zderzenie z odbiegającą od obietnic rzeczywistością.

Celem liderów jak i pośrednio firmy jest zbudowanie takiego środowiska, w którym ludzie będą sami lub wzajemnie się motywować do pracy.

Jeśli chcemy stworzyć książkowy przykład środowiska, które zniszczy demotywacje to wystarczy:

  • Przestać słuchać pracowników,
  • Ignorować ich potrzeby,
  • Traktować ich jak trybik w całej machinie zwanej firmą, przecież dostają już kasę za pracę,
  • Zabrać im wpływ na to, co się dzieje wokół.

Nasi bohaterowie przez jakiś czas byli zmotywowani do pracy. Ich lider starał się jak mógł, by zespół był w stanie osiągnąć cel – i to pomimo przeszkód, jakie pojawiały się na drodze zespołu.

Zmiany na poziomie organizacji, kolejne nudne projekty, brak wsparcia oraz niesprawiedliwa polityka wpłynęły negatywnie na postawę naszych bohaterów.

Starali się pokazać firmie, że są możliwości zarabiania na innego rodzaju projektach. Nawet byli w stanie zdobyć klienta, który gwarantował im niemały dochód.

Mieli wysokie umiejętności oraz wielokrotnie udowadniali, że są w stanie doprowadzić do końca najtrudniejsze, najnudniejsze projekty.

Wykazywali postawę proaktywną, a nie biernie przyglądali się nadchodzącym zmianom.

Wkładali dużo więcej energii niż musieli. Z zewnątrz nie dostawali nic.

Patrząc z zewnątrz można by uznać, że ktoś z góry stara się im stworzyć takie warunki pracy, które sprawią, że sami odejdą.

Wytworzyli bardzo hermetyczne środowisko, w którym wzajemnie się motywowali do pracy. Ale do czasu…

W każdej wannie kończy się kiedyś woda

Możemy być przyzwyczajeni do pewnych zachowań. Uznawać je za naturalne.

Zespół Małgorzaty brał na siebie zadania, których nikt inny nie chciał.

Przez 5 lat przyzwyczaił innych do tego, że można im ufać, że rozwiążą nawet najtrudniejsze zadania. I co najważniejsze że zrobią to praktycznie bez najmniejszego narzekania.

Gdy Małgorzata pytała o powód przyznania im kolejnego “specjalnego” projektu, uzyskiwała tylko szczątkowe, lakoniczne odpowiedzi.

Mogło to wynikać z tego, że ich przełożony nie widział sensu w tym, by im tłumaczyć swoje decyzje, skoro i tak to zrobią.

Mogło to wynikać z tego, że ich przełożony nie czuł potrzeby informowania ich o czymś, czego by nie zrozumieli.

Istotne z punktu widzenia zespołu jest to, że był to kolejny projekt, który wysysał z nich energię oraz motywację do pracy. Brak odpowiedzi, których oczekiwali, nie wpływał pozytywnie na ich zaangażowanie.

Założenie, że można bez końca w taki sposób traktować pojedynczą osobę czy też zespół, może doprowadzić do demotywacji lub wypalenia. Zlecanie zadań, które z punktu widzenia osób, mających je realizować, są nudne lub poniżej ich poziomu godności, będzie odbierane jako niesprawiedliwe. Uczucie to może potęgować fakt, że w tej samej firmie są osoby, które mogą zajmować się modnymi technologiami, które w percepcji tej osoby mają lepiej.

Istotne jest, by monitorować ten stan, by nie przekroczyć granicy, w której skończy nam się motywacja.

Popatrz na zespół jak na wannę pełną wody. Woda jest nam potrzebna. Brak wody oznacza brak możliwości jakiegokolwiek działania.

Jeśli działania, jakie wykonuje pośredni lub bezpośredni lider, doprowadzają do wyczerpywania z wanny wody, bez dolewania jednocześnie nowej, to w pewnym momencie woda w wannie się skończy. Powinniśmy aktywnie sprawdzać stan wody, by sprawdzać efekt poprzednich działań. Dzięki temu będziemy w stanie odpowiednio wcześnie zareagować na obniżony poziom wody. Należy pamiętać, że monitorowanie nie zapewni nam, że woda przestanie ubywać. Tutaj wymagane są dodatkowe działania.

Tak samo jest z każdą osobą i każdym zespołem. W przypadku naszych bohaterów ich przełożeni, bazując na pewnych założeniach, systematycznie i konsekwentnie doprowadzali do stanu opróżnienia motywacji.

Założyli, że skoro to działało przez pewien czas, to będzie to działało nadal. Nic bardziej mylnego.

Dlaczego monitorowanie motywacji jest istotne:

  • Jeśli nie interesujemy się poziomem motywacji zespołu, nie będziemy wiedzieć, kiedy zareagować odpowiednio wcześnie.
  • Jeśli nie badamy wpływu zadań na motywację, nie będziemy wiedzieć, jakiego rodzaju zadania najlepiej przydzielać członkom zespołu. Co może mieć także bezpośredni wpływ na wydajność naszych pracowników.
  • Jeśli nie badamy wpływu zmian na ich system motywacji, to każda kolejna rzecz – z punktu widzenia innych osób nieistotna – może okazać się tą kroplą, która przepełniła czarę.

Każda zmiana może być tą finalnym posunięciem, które opróżniło wannę.

W normalnej sytuacji jedną z osób odpowiedzialnych byłby lider zespołu, ale …

Gdy lider nie wierzy

Lider też jest osobą, która może ulec negatywnym oddziaływaniom sił zewnętrznych. Też może ulec demotywacji.

Małgorzata próbowała wielokrotnie poprawić sytuację zespołu, uzyskać odpowiedzi na nurtujące ich pytania, znaleźć uzasadnienie decyzji na poziomie firmy, ale bezskutecznie.

W momencie, w którym wszystko oddziaływuje negatywnie na zespół, działania lidera mogą nie przynieść oczekiwanego skutku.

Jakbyście się zachowali, gdybyście zostali poproszeni o wykonanie jakiegoś nawet najbardziej prostego zadania, gdyby osoba zlecająca je nie widziała w tym sensu, zmniejszała wartość tego zadania, a na wasze pytania o sens czy cel odpowiadała w sposób lakoniczny “bo tak”.

Motywacja do wykonania zadania byłaby trudna, a pewnie ktoś w ogóle nie przystąpiłby do jego realizacji.

Przełożeni Małgorzaty oczekiwali, że wykona powierzone jej zadanie, nie dając jej nic w zamian. Żadnych tłumaczeń, nadających sens temu, co ma zrobić, żadnego uzasadnienia biznesowego dla nowego projektu. Nie dostarczyła jej także żadnego wsparcia.

Jak w takiej sytuacja Małgorzata ma po raz kolejny pójść do zespołu i powiedzieć im: ”Słuchajcie – po raz kolejny dostajemy projekt, którego nikt nie chce, bez najmniejszych tłumaczeń dlaczego. Nasze propozycje zmian zostały odrzucone bez słowa. Bierzemy się do roboty.”

Wanna motywacji jest już pusta. Lider nie będzie wstanie nawet nalać tam wystarczającej ilości wody, by zacząć zadanie, gdy sam nie wierzy w powodzenie tego projektu.

Małgorzata nie otrzymała od przełożonych wsparcia, które dałoby jej uzasadnienie tych działań. Pośrednio może byłaby w stanie jeszcze dodatkowo zmotywować zespół, tak jak to czyniła do tej pory.

Lider jest także osobą, która potrzebuje być zmotywowaną do pracy i potrzebuje, by ktoś dbał i monitorował stan jego motywacji.

Dlaczego motywacja lidera jest tak bardzo istotna?

Jednym z powodów, dla których start upy upadają jest to, że ich założyciele (liderzy) stracili wiarę i energię. Pasja, która do tej pory ich napędzała do pracy, się wypaliła.

Potrzebuje, by ktoś stworzył mu środowisko, w którym może pracować będąc zmotywowanym.

Jeśli nie jest w stanie tego zrobić sam, bo blokują to jakieś zewnętrzne siły, to w jaki sposób ma nadal wydajnie pracować?

Wiele wymiarów motywacji

Omawiany przypadek jest bardzo trudny i zarazem ciekawy. W przypadku motywacji możemy tu mówić o naczyniach połączonych.

Nie da się naprawić tego problemu, jeśli nie weźmiemy pod uwagę zarówno motywacji lidera jak i członków jego zespołu.

Zobaczmy, co możemy zrobić by polepszyć tą sytuację:

  • Daj zespołowi lepsze zadanie czy projekt. Ważne – to musi być zadanie lepsze z ich punktu widzenia. Jak można to osiągnąć? Zapytaj zespół, co ich zdaniem poprawi ich sytuację? Co oznacza dla nich lepsze? Jeśli jest możliwe poprawienie ich sytuacji, to po prostu to zrób. Jeśli jest to możliwe – lub będzie możliwe w przyszłości, ale nie teraz – to warto im o tym powiedzieć. Milczenie lub niedopowiedzenia mogą pogorszyć sytuację.
  • Wyjaśnij im, dlaczego do tej pory tak się działo. Ważne by także dać im zapewnienie, że podobna sytuacja się już nie powtórzy, oraz co zostanie zrobione, by się tak nie działo. Spotkaj się z nimi i przedstaw im sytuację. Pokaż, co zostało lub zostanie zrobione, by uniknąć podobnych sytuacji. Upewnij się, że to, co proponujesz, jest akceptowalne dla zespołu.
  • Doceń ich wkład, pracę i zaangażowanie. Wyślij ich na jakieś szkolenie, doceń ich w takim wymiarze, jaki do nich przemawia. Damy Ci szkolenie, bo każdy lubi szkolenia. Jest to błąd wynikający z błędnego myślenia o tym, co jest dla danej osoby istotne. Dowiedz się, czego zespół (czyli także jego członkowie) potrzebuje, by poczuć się doceniony. Ustal, kiedy będzie możliwa realizacja tego, co wspólnie wypracowaliście.
  • Daj wsparcie liderowi. Nie rób z niego tuby do przekazywania ogłoszeń. To, że zespół funkcjonuje w zakresie firmy nie oznacza, że jest jednostką autonomiczną. Jako bezpośredni lub pośredni przełożony powinieneś się upewnić, że lider rozumie, dlaczego zostały podjęte takie a nie inne decyzje. Upewnij się, że rozumie, czemu tak się stało i nie ma żadnych wątpliwości. Jeśli mówi, że coś jest nie tak, że coś jest potrzebne, wysłuchaj go i wypracujcie wspólnie rozwiązanie.
  • Stale monitoruj motywacje zespołu. Przy tak krytycznym stanie powinniśmy o nich dbać jak na OIOM-ie. Spodziewać, że nawet najmniejszy podmuch wiatru może przewrócić drzewo. Ustal periodyczne spotkania z zespołem, by wiedzieć co się dzieje.

Podsumowanie

Możemy być zmotywowani wewnętrznie oraz zewnętrznie. Każdy rodzaj motywacji może się w pewnym momencie skończyć, jeśli nie będziemy działać aktywnie.

W zależności od poziomu motywacji, musimy stosować różne metody. Inaczej zwalczamy przeziębienie, a inaczej grypę. Przez analogię, inaczej podchodzimy do problemu motywacji trochę obniżonej, a inaczej do problemu motywacji na poziomie krytycznym.

Za komunikację odpowiedzialność biorą wszystkie uczestniczące w niej strony: Jeśli przekazujesz coś, to upewnij się, że wszyscy rozumieją to w taki sam sposób, Jeśli nie zrozumiałeś czegoś to poproś o wytłumaczenie.

Jeśli znajdujesz się w projekcie, w którym są nudne dla Ciebie zadania, to powiedz o tym głośno. Spróbujcie z liderem wypracować jakieś rozwiązanie.

Jeśli osoby dostają non stop zadania je nudzące, możemy spróbować rotować zadaniami w zespole. Ważne jest, by najpierw postarać się zrozumieć, co oznacza dla tych osób ciekawe lub nudne zadanie.

Jeśli projekty, które otrzymujecie są nierozwojowe dla zespołu, to można spróbować dowiedzieć się, czemu tak jest? Skąd wynika taka decyzja? Dlaczego inne zespoły mają lepsze zadania? Możliwe, że nie dostrzegamy czegoś, co z punktu widzenia przełożonego jest oczywiste i do tej pory nie widział potrzeby tłumaczenia tego.

Nie zakładaj, że rozumiesz lepiej co, motywuje inną osobę. Motywacja się zmienia w zależności od tego, co się dzieje w okół i z daną osobą. Zmiany mogą to zaburzyć. Obserwujesz i działasz.

Nie można w nieskończoność “opróżniać” motywacji, nie uzupełniając jej.

Lider, który nie wierzy w powodzenie projektu, nie przekona swojego zespołu do jego realizacji. Należy pomóc takiej osobie zrozumieć sens polecenia lub zmienić lidera, jeśli nie będzie w stanie tego zrobić. Wiara w powodzenie projektu może być silniejszą siłą motywacyjną, która przeciwważy negatywny wpływ sił zewnętrznych.

Poprzedni artykułJak pracować z hasłami?
Następny artykułDev:Cast – #13 O czym pamiętać i jak podejść do projektowania WebAPI?
W dzień Senior Software Developer w firmie Future Processing, w nocy śpi. Ponad 7 lat doświadczenia w zakresie wytwarzania oprogramowania w różnych technologiach oraz domenach, również w takich, w których nikt nie chciał pracować. Zafascynowany rozwojem technologii związanej z przetwarzaniem danych a w szczególności tworzeniem rozwiązań z rodziny Big Data. Prelegent oraz organizator licznych wydarzeń, których głównym celem jest dzielenie się wiedzą oraz krzewienie potrzeby stosowania dobrych praktyk, w celu maksymalizacji jakości wytwarzanego produktu. Współorganizator Wakacyjnych Praktyk w Future Processing oraz prowadzący przedmiot na Politechnice Śląskiej „Tworzenie Oprogramowania w Zmiennym Środowisku Biznesowym”.
PODZIEL SIĘ